Las investigaciones al interior de las empresas, se están convirtiendo en parte integrante del buen gobierno corporativo, siendo un elemento de gran relevancia que permite detectar, esclarecer y corregir comportamientos irregulares o ilícitos que puedan afectar el desarrollo y reputación de las organizaciones.
Si bien los procesos de investigación están considerados como parte de los programas de cumplimiento, no necesariamente viven dentro de ellos y pueden coadyuvarse o llevarse a cabo desde otras áreas; lo que si es importante es que aún aquellas empresas que no cuenten con un programa formal, es fundamental que si tengan un protocolo de investigación interna, toda vez que este protocolo los va a orientar y establecer los pasos y procedimientos a seguir para abordar situaciones en las que se sospeche de conductas ilícitas o violaciones a las normas internas, asegurando que se tomen las medidas disciplinarias y correctivas adecuadas.
Ahora bien, ¿Qué es una investigación interna?
Una investigación interna es una averiguación formal emprendida por una empresa para determinar si se han infringido las leyes, los reglamentos o las políticas internas y, pueden iniciarse por diversas razones, entre ellas por denuncias y/o queja de un colaborador, proveedor o cualquier stakeholders.
El objetivo de un procedimiento de investigación interna es identificar y esclarecer posibles actos de mala conducta dentro de la organización, ya sea por parte de un funcionario, directivo, colaborador, etc. Este proceso busca comprobar si los hechos reportados son ciertos o no y poder determinar qué sucedió, cuándo ocurrió, quién fue el responsable, así como identificar a las personas o áreas afectadas. Además, permite establecer las acciones correctivas necesarias para prevenir que la presunta irregularidad o falta se repita en el futuro.
Existen diferentes clases de investigaciones internas, dentro de las cuales se encuentran:
· Proactivas: son aquellas investigaciones periódicas y anticipadas, que tienen como objetivo prevenir posibles problemas, irregularidades o conductas indebidas antes de que ocurran o se detecten, normalmente se realizan a modo de auditoría.
· Reactivas: son aquellas que se llevan a cabo en respuesta a un incidente, una denuncia o una irregularidad que ya sucedió. Es decir, estas investigaciones se inician después de que un hecho o una sospecha de mala conducta ha sido detectada, reportada o presentada por un colaborador, cliente, proveedor, etc. Su propósito es analizar y esclarecer los hechos ocurridos, identificar responsabilidades y, si es necesario, tomar las medidas correctivas pertinentes.
· Previas al inicio de la investigación judicial: son aquellas que se realizan de forma preliminar para reunir información y evaluar si existen elementos suficientes que justifiquen la apertura formal de un proceso judicial, en estos casos, la empresa es quien toma la iniciativa y realiza la investigación sin que haya algún procedimiento en marcha, estas investigaciones pueden servir como atenuante de la responsabilidad penal de las empresas.
· Investigaciones paralelas: son aquellas que realiza en forma simultanea las organizaciones sobre el mismo conjunto de hechos en el curso de una investigación judicial.
¿Qué pasa cuando se termina una investigación?
Una vez terminada la investigación el deber ser es emitir un informe final que contenga los hallazgos y las conclusiones derivadas de la investigación, y en caso de que corresponda, las medidas o acciones que debe tomar la organización.
¿Cuáles son los beneficios?
Si bien, las investigaciones internas pueden iniciarse por diversas razones, lo cierto es que estas ayudan a las empresas a anticiparse al descubrimiento de malas prácticas que pueden ser delictivas.
Dentro de los beneficios o ventajas de hacer en tiempo y forma dichas investigaciones podemos resaltar:
Identificar y corregir problemas, ya que estas ayudan a las empresas a descubrir y prevenir posibles violaciones de políticas, reglas y regulaciones.
Asegurar el cumplimiento normativo y regulatorio, esto evitando que las empresas operen fuera del marco ético y legal.
Reforzar la cultura ética, ya que promueve una cultura de transparencia y responsabilidad, donde los colaboradores se sienten motivados a actuar con integridad, ya que saben que se valoran y se implementan mecanismos para detectar y corregir malas prácticas.
Prevenir daños reputacionales, uno de los activos más valiosos de la empresa es su buen nombre y reputación, por lo tanto cualquier comportamiento o incidente negativo puede tener consecuencias graves, no solo a nivel de relaciones con clientes o inversores, sino también en términos legales, operativos y de confianza en el mercado. Al realizar investigaciones internas adecuadas, las organizaciones pueden identificar y abordar problemas potenciales antes de que escalen y afecten su imagen pública.
Tomar decisiones correctivas, el resultado de una buena investigación permite a las compañías obtener información para tomar decisiones y realizar acciones correctivas.
Reducir sanciones, las acciones correctivas que se deriven de las investigaciones internas pueden ayudar a reducir las sanciones civiles y penales.
Acreditar la eficacia de su programa de cumplimiento o debido control, a efectos de ser atenuantes de la responsabilidad, previstos en Artículo 21 del Código Penal Federal (este artículo regula las circunstancias atenuantes y establece la posibilidad de reducir la pena a una persona moral (empresa) que colabore con la justicia, ya sea mediante la confesión de los hechos o la aportación de información útil para la investigación).
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